club67Πώς να εισπράττετε τις συνδρομές της ακαδημίας χωρίς να κυνηγάτε γονείς
Πρακτικός οδηγός για ιδιοκτήτες και γραμματείες αθλητικών ακαδημιών.
Είναι 28 του μήνα. Έχετε ανοιχτό ένα Excel με 140 ονόματα, το Viber γεμάτο μηνύματα «το έστειλα χθες, το είδατε;» και μια αίσθηση ότι κάποιοι δεν έχουν πληρώσει εδώ και δύο μήνες, αλλά δεν είστε σίγουροι ποιοι. Ο προπονητής λέει ότι τον ρώτησε ένας γονιός στο γήπεδο. Κάποιος πλήρωσε μετρητά, αλλά δεν θυμάστε σε ποιον.
Αν σας θυμίζει κάτι, δεν είστε οι μόνοι. Στις περισσότερες ακαδημίες που μιλάμε, η είσπραξη των συνδρομών τρώει περισσότερο χρόνο από το ίδιο το πρόγραμμα. Και σχεδόν πάντα το πρόβλημα δεν είναι ότι οι γονείς δεν θέλουν να πληρώσουν. Είναι ότι το σύστημα δεν τους το κάνει εύκολο.
Γιατί καθυστερούν οι πληρωμές
- Δεν υπάρχει μία σαφής ημερομηνία. «Αρχές του μήνα» σημαίνει άλλο πράγμα για τον καθένα.
- Οι πληρωμές δεν καταγράφονται την ίδια μέρα. Μετρητά στο γήπεδο, κατάθεση χωρίς αιτιολογία, IRIS από το κινητό της γιαγιάς. Όλα είναι σωστοί τρόποι, αλλά αν δεν σημειωθούν αμέσως, στο τέλος του μήνα κανείς δεν ξέρει ποιο ποσό αντιστοιχεί σε ποιο παιδί.
- Η υπενθύμιση είναι προσωπική και άβολη. Κανείς δεν θέλει να στείλει «μας χρωστάτε» σε γονιό που βλέπει κάθε Τρίτη, πόσο μάλλον ο προπονητής του παιδιού.
- Δεν υπάρχει μία λίστα που να λέει την αλήθεια. Όταν δεν ξέρετε με σιγουριά ποιος χρωστάει, δεν τολμάτε να το ζητήσετε.
7 πρακτικές που λύνουν το μεγαλύτερο μέρος του προβλήματος
1. Μία ημερομηνία πληρωμής, γραμμένη και γνωστή σε όλους
Ορίστε μία συγκεκριμένη μέρα, για παράδειγμα «έως τις 10 κάθε μήνα», και γράψτε την στον κανονισμό που υπογράφουν οι γονείς/αθλητές στην εγγραφή. Όταν η ημερομηνία είναι γραμμένη, η υπενθύμιση δεν είναι προσωπική απαίτηση, είναι απλή ενημέρωση.
2. Όποιος τρόπος βολεύει την οικογένεια, αρκεί να καταγράφεται
Μετρητά, IRIS ή τραπεζική κατάθεση: δεχτείτε αυτό που βολεύει κάθε οικογένεια. Πολλοί γονείς προτιμούν να δίνουν μετρητά στη γραμματεία ή στον προπονητή στο γήπεδο, και αυτό είναι απολύτως εντάξει. Ο κανόνας είναι ένας: όποιος παίρνει τα χρήματα, τα σημειώνει την ίδια μέρα, με ποσό, τρόπο και ημερομηνία. Έτσι η γραμματεία ξέρει πάντα τι μπήκε, όπου κι αν δόθηκε.
3. Αιτιολογία που λέει ποιο παιδί πληρώθηκε
Το μεγαλύτερο χάσιμο χρόνου είναι να ψάχνετε σε ποιον ανήκει ένα έμβασμα «ΠΑΠΑΔΟΠΟΥΛΟΥ Μ. 50,00». Ζητήστε από όλους στην αιτιολογία το ονοματεπώνυμο του παιδιού και τον μήνα, ή ακόμα καλύτερα έναν κωδικό ανά αθλητή. Με αυτόν τον έναν κανόνα η συμφωνία των πληρωμών γίνεται από ώρες λεπτά.
4. Μία λίστα «ποιος χρωστάει», ενημερωμένη την ίδια μέρα
Κάθε πληρωμή που μπαίνει καταγράφεται την ίδια μέρα, με τρόπο και ημερομηνία. Έτσι, όταν ανοίγετε τη λίστα, ξέρετε με σιγουριά ποιος χρωστάει και πόσο. Δεν στέλνετε ποτέ υπενθύμιση σε κάποιον που ήδη πλήρωσε, το πιο άβολο λάθος απ' όλα.
5. Η υπενθύμιση φεύγει μόνη της, την ίδια μέρα, για όλους
Μην στέλνετε ένα ένα μηνύματα όποτε θυμηθείτε. Μία συγκεκριμένη μέρα, μετά την προθεσμία, φεύγει η ίδια ευγενική υπενθύμιση σε όσους δεν έχουν τακτοποιήσει. Ακόμα καλύτερα, αφήστε να τη στέλνει αυτόματα το σύστημα: τότε δεν τη στέλνετε εσείς, και δεν βρίσκεστε ποτέ στη δύσκολη θέση να θυμίζετε σε γονείς που βλέπετε κάθε εβδομάδα. Ένα παράδειγμα κειμένου:
Απρόσωπο, συγκεκριμένο, χωρίς υπονοούμενα. Το «αν την έχετε ήδη πληρώσει» κρατά τον τόνο φιλικό.
6. Αδέρφια, δόσεις και προπληρωμή, ξεκάθαρα από την αρχή
Αν δίνετε έκπτωση στο δεύτερο παιδί, πόσο είναι; Αν μια οικογένεια θέλει να πληρώσει το τρίμηνο μαζί, γίνεται; Αν κάποιος θέλει δόσεις για την ετήσια εγγραφή; Όταν αυτά λέγονται από πριν, δεν διαπραγματεύεστε κάθε μήνα στο γήπεδο.
7. Ο προπονητής εισπράττει, αλλά δεν κυνηγά
Ο προπονητής είναι συχνά αυτός που βλέπει τους γονείς κάθε μέρα, οπότε είναι φυσικό να παίρνει και πληρωμές στο γήπεδο. Αρκεί να μπορεί να τις σημειώσει αμέσως από το κινητό του. Αυτό που δεν χρειάζεται να κάνει είναι να ζητά χρήματα ή να θυμίζει οφειλές: την υπενθύμιση την κάνει το σύστημα, και ο προπονητής κρατά την καλή του σχέση με την οικογένεια.
Προσοχή στις προμήθειες
Πολλές πλατφόρμες διαχείρισης περνούν τις πληρωμές με κάρτα μέσα από δικό τους σύστημα και κρατούν προμήθεια σε κάθε συνδρομή. Σε μια ακαδημία με 150 παιδιά και 50 € τον μήνα, ένα 2% είναι 150 € τον μήνα, 1.800 € τον χρόνο, που δεν πάνε ούτε στην ακαδημία ούτε στα παιδιά.
Το club67 δεν κρατά τίποτα από τις πληρωμές σας: τα χρήματα πάνε κατευθείαν στον λογαριασμό σας, με IRIS, κατάθεση ή μετρητά.
Πώς το κάνει πιο εύκολο το club67
Όλα τα παραπάνω γίνονται με ένα Excel και πολλή πειθαρχία. Το club67 τα κάνει μόνο του:
- Οι χρεώσεις του μήνα βγαίνουν αυτόματα από τη συνδρομή κάθε τμήματος, μαζί με τις εκπτώσεις και τις ειδικές τιμές.
- Η οθόνη «Ποιος χρωστάει» δείχνει με ακρίβεια ποιος, πόσο και από πότε.
- Η υπενθύμιση φεύγει αυτόματα κάθε μήνα την ημέρα που ορίζετε, ή με ένα πάτημα όποτε θέλετε, στο κινητό των γονέων/αθλητών. Δεν χρειάζεται να θυμίζετε εσείς.
- Μετρητά, IRIS ή κατάθεση: η πληρωμή καταχωρείται σε δευτερόλεπτα από τη γραμματεία ή από τον προπονητή στο κινητό, και η οικογένεια τη βλέπει αμέσως.
- Οι γονείς/αθλητές βλέπουν στην εφαρμογή τι χρωστάνε και πατούν «Έκανα την πληρωμή». Η γραμματεία απλώς την επιβεβαιώνει.
Συχνές ερωτήσεις
Ποια είναι η καλύτερη μέρα για την πληρωμή της συνδρομής;
Μια μέρα στις αρχές του μήνα, μετά την πληρωμή των μισθών, για παράδειγμα έως τις 10. Το σημαντικό είναι να είναι μία και να είναι γραμμένη.
Να δέχομαι μετρητά;
Ναι, και πολλές οικογένειες τα προτιμούν. Αρκεί κάθε πληρωμή να σημειώνεται την ίδια μέρα, από τη γραμματεία ή από τον προπονητή που την πήρε, με ποσό και ημερομηνία. Τότε τα μετρητά είναι τόσο ξεκάθαρα όσο μια τραπεζική κατάθεση.
Πόσο συχνά να στέλνω υπενθύμιση;
Μία φορά τον μήνα, λίγες μέρες μετά την προθεσμία, σε όσους δεν τακτοποίησαν. Αν τη στέλνει αυτόματα το σύστημα την ίδια μέρα κάθε μήνα, δεν χρειάζεται να το θυμάστε εσείς και δεν φαίνεται προσωπική.
Διαβάστε επίσης
Δείτε πώς δουλεύει το club67 ανά άθλημα: ποδόσφαιρο, τένις, κολύμβηση, μπάσκετ.