Από το Excel σε εφαρμογή σε μία μέρα, χωρίς να χαθεί τίποτα

Το Excel της ακαδημίας το έφτιαξε κάποιος πριν από τρία χρόνια. Έχει ένα φύλλο ανά τμήμα, χρώματα που μόνο εκείνος ξέρει τι σημαίνουν και δύο στήλες με τίτλο «πλήρωσε». Δίπλα του υπάρχει ένα τετράδιο με τις παρουσίες, ένα δεύτερο στο γραφείο του γηπέδου και μια σελίδα με τηλέφωνα που ο προπονητής κρατά στην τσάντα του.

Όλοι ξέρουν ότι έτσι δεν πάει άλλο. Κι όμως η αλλαγή αναβάλλεται από σεζόν σε σεζόν, για έναν λόγο: ο φόβος ότι θα χρειαστούν εβδομάδες πληκτρολόγησης, ότι κάτι θα χαθεί στον δρόμο και ότι ο επόμενος μήνας θα βρει την ακαδημία με δύο συστήματα και κανένα σωστό.

Στην πράξη, μια ακαδημία αλλάζει σύστημα σε μία μέρα, αρκεί να ξέρει τι χρειάζεται πραγματικά και με ποια σειρά γίνεται.

Τι πρέπει να περάσει, και τι όχι

Μια ακαδημία δεν χρειάζεται να μεταφέρει όλο το παρελθόν της. Χρειάζεται να ξέρει το πρωί της επόμενης μέρας ποιος προπονείται πού, ποιον να ειδοποιήσει και ποιος χρωστάει. Αυτά χωράνε σε έξι πράγματα:

• Τους αθλητές και τις επαφές τους. Ονοματεπώνυμο, έτος γέννησης, τηλέφωνο και email της οικογένειας.
• Τα τμήματα. Ποιος ανήκει πού, ποιος προπονητής έχει ποιο τμήμα.
• Το εβδομαδιαίο πρόγραμμα. Μέρα, ώρα, διάρκεια και γήπεδο, πισίνα ή αίθουσα.
• Τις τιμές. Τη συνδρομή ανά τμήμα και τις ειδικές συμφωνίες που σήμερα θυμάται μόνο η γραμματεία.
• Όσα εκκρεμούν στα οικονομικά. Ποιος χρωστάει τι σήμερα, όχι κάθε απόδειξη από το 2023.
• Όσα χρωστάτε εσείς. Τις αναπληρώσεις που έχετε υποσχεθεί, για να μην ξεχαστεί καμία στην αλλαγή.

Το παλιό αρχείο δεν το πετάτε. Μένει εκεί που είναι, για την περίπτωση που κάποιος ρωτήσει τι έγινε πέρυσι τον Μάρτιο.

Το αρχείο σας δεν χρειάζεται να είναι τακτοποιημένο

Εδώ κολλάνε πολλοί. Νομίζουν ότι πρέπει πρώτα να καθαρίσουν το Excel, να ενώσουν τα φύλλα, να διορθώσουν τα ονόματα, και τελικά δεν ξεκινούν ποτέ.

Δεν χρειάζεται. Το club67 μεταφέρει τα δεδομένα δωρεάν, και τη δουλειά την κάνουμε εμείς. Μας στέλνετε ό,τι έχετε, όπως το έχετε:

• Excel, με όσα φύλλα και όσα χρώματα κι αν έχει.
• Φωτογραφίες από το τετράδιο ή από το χαρτί στον πίνακα του γηπέδου.
• PDF, για παράδειγμα το πρόγραμμα που δίνετε στις οικογένειες.
• Άλλη εφαρμογή, αν χρησιμοποιείτε ήδη κάποια.

Όπου κάτι δεν διαβάζεται ή δεν βγάζει νόημα, δύο ίδια ονόματα ή ένα παιδί σε δύο τμήματα, σας ρωτάμε γραπτά αντί να μαντέψουμε. Μια απάντηση στο email σώζει ένα λάθος που αλλιώς θα το έβρισκε ένας γονιός/αθλητής στο κινητό του.

Η σειρά της μέρας

Η σειρά μετράει περισσότερο από την ταχύτητα. Όταν τα πράγματα γίνονται έτσι, σε μία εργάσιμη η ακαδημία είναι έτοιμη.

1. Πρώτα οι ρυθμίσεις πληρωμών

Πριν μπει ο πρώτος αθλητής, αποφασίζετε ποια μέρα λήγει η συνδρομή, πότε φεύγει η υπενθύμιση και ποιους μήνες χρεώνετε. Οι χρεώσεις κρατούν την προθεσμία με την οποία γεννήθηκαν, οπότε ό,τι ρυθμιστεί αργότερα θα θέλει διόρθωση.

2. Μετά τα γήπεδα, τα τμήματα και το πρόγραμμα

Το εβδομαδιαίο πρόγραμμα στήνεται μία φορά και τα μαθήματα δημιουργούνται μόνα τους, οκτώ εβδομάδες μπροστά. Εδώ βγαίνουν και οι παλιές ασυμφωνίες: δύο τμήματα στο ίδιο γήπεδο την ίδια ώρα το τετράδιο τα δεχόταν, το σύστημα όχι. Καλύτερα να το δείτε τώρα παρά την Τρίτη στις πέντε.

3. Έπειτα οι αθλητές

Κάθε αθλητής μπαίνει στο τμήμα του, με τις επαφές και την τιμή του. Οι αναπληρώσεις που εκκρεμούν περνούν χωρίς ειδοποίηση, για να μη χτυπήσουν τα κινητά για κάτι που συνέβη τον προηγούμενο χειμώνα.

4. Έλεγχος με τα δικά σας μάτια

Πριν ενημερωθεί οποιαδήποτε οικογένεια, ανοίγετε τρία τμήματα που ξέρετε απέξω. Μετράτε τα παιδιά, κοιτάτε ποιος χρωστάει, ρωτάτε έναν προπονητή αν το πρόγραμμά του είναι σωστό. Δέκα λεπτά εδώ αξίζουν περισσότερο από οποιαδήποτε διόρθωση αργότερα.

5. Τελευταίες οι προσκλήσεις

Οι οικογένειες μπαίνουν όταν το αποφασίσετε εσείς. Η γραμματεία στέλνει μία πρόσκληση με email ανά επαφή της καρτέλας, και μέσα σε αυτή είναι ο δρόμος για την εφαρμογή. Μέχρι τότε έχετε όσο χρόνο θέλετε για να διορθώσετε.

Πώς το λέτε στις οικογένειες

Πολλές αλλαγές χαλάνε στην επικοινωνία, όχι στα δεδομένα. Ένα σύντομο μήνυμα, λίγες μέρες πριν, γλιτώνει πολλές ερωτήσεις:

Πείτε το πρώτα στους προπονητές. Αν ένας γονιός/αθλητής ρωτήσει στο γήπεδο και ο προπονητής σηκώσει τους ώμους, η αλλαγή ξεκινά με το αριστερό. Όσοι αργούν να μπουν στην εφαρμογή δεν μένουν απέξω: αν ενεργοποιήσετε τη σχετική ρύθμιση, οι ανακοινώσεις και οι ακυρώσεις τούς φτάνουν με email μέχρι να συνδεθούν.

Τρία λάθη που κοστίζουν εβδομάδες

• Δύο συστήματα μαζί. Για λίγες μέρες κρατήστε το παλιό αρχείο ανοιχτό για σύγκριση, αλλά γράφετε μόνο στο καινούριο. Από τη στιγμή που μια πληρωμή γράφεται σε δύο μέρη, το ένα από τα δύο κάποτε θα είναι λάθος.
• Αναμονή για το καλοκαίρι. Η μέση της σεζόν είναι καλή στιγμή, γιατί τα τμήματα είναι ήδη γνωστά. Μια βολική μέρα είναι στα τέλη του μήνα, πριν βγουν οι νέες χρεώσεις.
• Ένας άνθρωπος που ξέρει τα πάντα. Αν μόνο η γραμματεία θυμάται τις ειδικές συμφωνίες, γράψτε τις τώρα. Μια συμφωνία που υπάρχει μόνο σε ένα κεφάλι είναι η πρώτη που θα χαθεί.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο χρόνο παίρνει η μεταφορά;

Με το club67, μία εργάσιμη. Τη δουλειά την κάνουμε εμείς από τα αρχεία που μας στέλνετε, και εσείς ελέγχετε το αποτέλεσμα πριν ενημερωθούν οι οικογένειες.

Πόσο κοστίζει η μεταφορά των δεδομένων;

Τίποτα. Το club67 μεταφέρει τα δεδομένα δωρεάν, από Excel, φωτογραφίες, PDF ή άλλη εφαρμογή.

Το Excel μου είναι ακατάστατο. Πρέπει να το διορθώσω πρώτα;

Όχι. Στείλτε το όπως είναι, ακόμα και φωτογραφίες από τετράδιο. Όπου κάτι δεν βγάζει νόημα, σας ρωτάμε γραπτά.

Μπορώ να αλλάξω σύστημα στη μέση της σεζόν;

Ναι, και είναι καλή στιγμή, γιατί τα τμήματα είναι ήδη γνωστά. Μια βολική μέρα είναι στα τέλη του μήνα, πριν βγουν οι νέες χρεώσεις.

Διαβάστε επίσης

• Ακύρωση την τελευταία στιγμή: πώς ενημερώνεται κάθε οικογένεια σε ένα λεπτό, χωρίς τηλέφωνα
• Γιατί κάθε ακαδημία χρειάζεται το δικό της site, και πώς αυτό δεν παλιώνει ποτέ
• Όταν το παιδί θέλει να σταματήσει το άθλημα

Δείτε πώς δουλεύει το club67 ανά άθλημα: ποδόσφαιρο, τένις, κολύμβηση, μπάσκετ.