club67Ακύρωση την τελευταία στιγμή: πώς ενημερώνεται κάθε οικογένεια σε ένα λεπτό, χωρίς τηλέφωνα
Πρακτικός οδηγός για ιδιοκτήτες και γραμματείες αθλητικών ακαδημιών.
Τρίτη, τέσσερις και τέταρτο. Η πρώτη προπόνηση είναι στις πέντε, ο ουρανός έχει μαυρίσει και ο προπονητής στέλνει φωτογραφία από το γήπεδο με μια λίμνη στη μέση. Πρέπει να ακυρωθεί. Στο γραφείο κάποιος ανοίγει το Excel, αρχίζει να καλεί και στο τρίτο τηλέφωνο καταλαβαίνει ότι δεν θα προλάβει.
Μια οικογένεια δεν το σηκώνει, γιατί είναι ήδη στο αυτοκίνητο. Μια άλλη ρωτά αν θα γίνει το μάθημα της Πέμπτης. Στις πέντε παρά δέκα δύο παιδιά στέκονται στην πόρτα με τις τσάντες τους, και ένας θυμωμένος γονιός ρωτά γιατί δεν τον ειδοποίησε κανείς.
Η ακύρωση την τελευταία στιγμή δεν θα λείψει ποτέ από μια ακαδημία: βροχή, ένας προπονητής με πυρετό, ένα γήπεδο που έκλεισε ο δήμος, μια βλάβη στην πισίνα. Αυτό που μπορεί να αλλάξει είναι πόσο κοστίζει.
Γιατί τα τηλέφωνα δεν φτάνουν
Κάντε τον λογαριασμό. Τρία τμήματα των δεκαπέντε είναι σαράντα πέντε οικογένειες. Ακόμα κι αν κάθε κλήση κρατούσε ένα λεπτό και όλοι απαντούσαν, θα χρειαζόταν τρία τέταρτα της ώρας. Στην πραγματικότητα κάποιοι δεν απαντούν, και μένετε να θυμάστε ποιους βρήκατε.
Το ομαδικό μήνυμα είναι πιο γρήγορο, αλλά έχει άλλο πρόβλημα. Χάνεται ανάμεσα σε καλημέρες και ερωτήσεις για τη στολή, φτάνει και σε όσους δεν έχουν μάθημα εκείνη την ώρα, και δεν αφήνει πουθενά γραμμένο ποιος δικαιούται αναπλήρωση. Μετά από δύο εβδομάδες, κανείς δεν θυμάται.
Τι πρέπει να λέει μια καλή ειδοποίηση
Τρία πράγματα, σε δύο γραμμές: ποιο μάθημα, γιατί, και τι γίνεται μετά. Αν λείπει το τρίτο, θα έρθουν οι ερωτήσεις.
Μην εξηγείτε περισσότερα. Μια οικογένεια που μόλις πήρε το παιδί από το σχολείο θέλει να ξέρει αν θα στρίψει για το γήπεδο ή για το σπίτι.
Τρεις κανόνες που αποφασίζονται από πριν
1. Ποιος αποφασίζει
Την ώρα της βροχής δεν υπάρχει περιθώριο για συζήτηση. Ορίστε ποιος έχει τον τελευταίο λόγο: ο προπονητής που βλέπει το γήπεδο ή ο υπεύθυνος της ακαδημίας. Αρκεί να είναι ένας και να το ξέρουν όλοι.
2. Μέχρι πότε
Ένα όριο, για παράδειγμα μία ώρα πριν από το μάθημα, κάνει μεγάλη διαφορά. Οι οικογένειες μαθαίνουν ότι αν δεν έχει έρθει ειδοποίηση μέχρι τότε, το μάθημα γίνεται, και σταματούν να ρωτούν κάθε φορά που συννεφιάζει.
3. Τι χρωστάει η ακαδημία μετά
Γράψτε το στον κανονισμό που υπογράφουν οι γονείς/αθλητές: ακύρωση από την ακαδημία σημαίνει αναπλήρωση; Ισχύει για όλα τα τμήματα; Για πόσο διάστημα; Και για τις αργίες; Όταν ο κανόνας είναι γραμμένος, κανείς δεν διαπραγματεύεται στο γήπεδο.
Το ίδιο απόγευμα, με το club67
Ξανά Τρίτη, τέσσερις και τέταρτο. Ο προπονητής είναι στο γήπεδο και ανοίγει το μάθημα στο κινητό του. Πατά ακύρωση, διαλέγει αιτία «Βροχή» και, αν θέλει, γράφει μια φράση. Για κάθε μάθημα αυτό είναι λίγα πατήματα. Αν ακυρώνονται τρία τμήματα, το κάνει ο καθένας για το δικό του ή η γραμματεία από τον υπολογιστή, το ένα μετά το άλλο. Από εκεί και πέρα:
- Ειδοποιούνται μόνο όσοι αφορά. Οι γονείς/αθλητές όσων περίμεναν εκείνο το μάθημα, μαζί με όσους θα έρχονταν ως αναπλήρωση. Όποιος έρχεται μόνο τα Σάββατα δεν ενοχλείται για την Τρίτη.
- Η ειδοποίηση φτάνει στο κινητό και μένει γραμμένη στην εφαρμογή, ακόμα κι αν κάποιος έχει κλειστές τις ειδοποιήσεις.
- Οικογένειες χωρίς την εφαρμογή το μαθαίνουν με email, αν έχετε ενεργοποιήσει αυτή τη δυνατότητα.
- Το γήπεδο ελευθερώνεται στο πρόγραμμα, και η εφαρμογή σταματά να ρωτά «θα έρθεις;» για μια προπόνηση που δεν θα γίνει.
- Κάθε αθλητής παίρνει την αναπλήρωσή του, σύμφωνα με την πολιτική σας, και το μήνυμα το λέει μόνο όταν ισχύει.
Στις τέσσερις και είκοσι το γραφείο έχει τελειώσει με την ακύρωση, και κανείς δεν χρειάστηκε να κρατήσει λίστα με το ποιον βρήκε.
Οι αναπληρώσεις μετά την ακύρωση
Η ειδοποίηση λύνει την ώρα της ακύρωσης. Η αναπλήρωση είναι αυτό που κρίνει αν η οικογένεια θα μείνει ευχαριστημένη δύο εβδομάδες αργότερα. Εδώ βοηθά να έχετε περισσότερους από έναν τρόπους. Το club67 κρατά τον λογαριασμό, και εσείς αποφασίζετε πότε και πού θα γίνει το μάθημα.
Όλο το τμήμα μαζί
Έβρεξε την Τετάρτη και αποφασίζετε ότι το τμήμα θα κάνει το μάθημα το Σάββατο στις δέκα. Βάζετε μία αναπλήρωση πάνω στο ακυρωμένο μάθημα, με μέρα, ώρα και γήπεδο. Εμφανίζεται στο πρόγραμμα όσων περίμεναν το αρχικό, και οι οικογένειες ειδοποιούνται για τη νέα μέρα.
Ένας αθλητής σε άλλο μάθημα
Κάποιος δεν μπορεί το Σάββατο. Κρατά την αναπλήρωσή του στο πορτοφόλι του, με τη διάρκεια που έχετε ορίσει, και η ακαδημία τον βάζει σε μια κενή θέση άλλου τμήματος. Ο προπονητής τον βλέπει στο παρουσιολόγιο ξεχωριστά, ως αναπλήρωση, και η ίδια αναπλήρωση δεν ξοδεύεται δύο φορές.
Ένα μάθημα για πολλά τμήματα
Έχουν μείνει αναπληρώσεις από δύο ακυρώσεις και διαφορετικά τμήματα. Η γραμματεία στήνει ένα μάθημα αναπλήρωσης, μια Κυριακή, και διαλέγει ποιοι έρχονται ανάμεσα σε όσους έχουν αναπλήρωση.
Τμήματα χωρίς αναπλήρωση
Δεν ταιριάζει παντού. Σε ένα αγωνιστικό τμήμα που προπονείται κάθε μέρα, μια χαμένη προπόνηση συχνά δεν αναπληρώνεται. Κλείνετε τις αναπληρώσεις μόνο για εκείνο το τμήμα, και η ειδοποίηση δεν υπόσχεται κάτι που δεν θα γίνει.
Για να μην ξεχαστεί τίποτα, τα ακυρωμένα μαθήματα ενός τμήματος που δεν έχουν ακόμα αναπλήρωση φαίνονται σε μία λίστα στην αρχική της διαχείρισης, μέχρι να αποφασίσετε τι θα γίνει με το καθένα.
Μια ακύρωση χωρίς τηλέφωνα
Το club67 κρατά την ακύρωση, την ειδοποίηση και την αναπλήρωση σε ένα μέρος:
- Ακύρωση από το κινητό του προπονητή ή από τον υπολογιστή της γραμματείας, με την αιτία της.
- Ειδοποίηση στα κινητά των γονέων/αθλητών που αφορά, και με email όπου δεν υπάρχει εφαρμογή, αν το θέλετε.
- Αναπλήρωση στο πορτοφόλι κάθε αθλητή, κατά την πολιτική σας και με ημερομηνία λήξης.
- Τρεις τρόποι να γίνει το μάθημα: όλο το τμήμα μαζί, σε άλλο τμήμα ή σε ειδικό μάθημα αναπλήρωσης.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο νωρίτερα πρέπει να ακυρώνεται μια προπόνηση;
Όσο νωρίτερα γίνεται. Βοηθά ένα σταθερό όριο, για παράδειγμα μία ώρα πριν: αν δεν έχει έρθει ειδοποίηση μέχρι τότε, οι οικογένειες ξέρουν ότι το μάθημα γίνεται.
Ποιος μπορεί να ακυρώσει ένα μάθημα στο club67;
Η γραμματεία οποιοδήποτε μάθημα, από τον υπολογιστή, και ο προπονητής τα μαθήματα των τμημάτων του, από το κινητό του.
Δίνεται πάντα αναπλήρωση όταν ακυρώνεται ένα μάθημα;
Το ορίζει η ακαδημία. Μπορεί να δίνει αναπληρώσεις σε όλα τα τμήματα ή όχι στα αγωνιστικά, και να αποφασίσει χωριστά για τις αργίες και για τη διάρκειά τους.
Τι γίνεται με όσους δεν έχουν την εφαρμογή;
Αν η ακαδημία έχει ενεργοποιήσει τη σχετική ρύθμιση, ενημερώνονται με email για ακυρώσεις και ανακοινώσεις.
Διαβάστε επίσης
Δείτε πώς δουλεύει το club67 ανά άθλημα: ποδόσφαιρο, τένις, κολύμβηση, μπάσκετ.